¿Qué es el RUB?
El Registro Único de Beneficiarios (RUB) es una herramienta desarrollada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), implica una nueva obligación formal y tiene como propósito combatir diversos delitos como la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la evasión fiscal. Su objetivo principal es identificar a las personas reales detrás de las entidades legales y revelar posibles relaciones de poder ocultas. Este registro centralizado recopila información relevante que es utilizada por las autoridades encargadas de realizar investigaciones y análisis de cumplimiento normativo.
El RUB requiere que tanto las personas jurídicas como las estructuras sin personería jurídica suministren información sobre sus beneficiarios finales. De esta manera, se busca garantizar la transparencia en la identificación de aquellos individuos que se benefician de forma última de las operaciones y actividades realizadas por estas entidades. Al proporcionar esta información, se fortalece la capacidad de las autoridades para llevar a cabo investigaciones más efectivas y prevenir delitos financieros y fiscales.
¿Quiénes son beneficiarios finales de las personas jurídicas?
Los beneficiarios finales son las personas naturales que poseen el 5% o más del capital o derechos de voto de una empresa, o que se benefician en un 5% o más de sus activos, rendimientos o utilidades. También se considera beneficiario final a aquellos que ejercen control directo o indirecto sobre la entidad. Si no se identifican beneficiarios finales bajo los criterios mencionados, se considera como beneficiario final a la persona que ostenta el cargo de representante legal, a menos que haya alguien con mayor autoridad en la gestión o dirección de la entidad, en cuyo caso se debe reportar a esa persona.
¿Qué es una estructura sin personería jurídica y quiénes son sus beneficiarios finales?
La DIAN definió las estructuras sin personería jurídica en el numeral 6 del artículo 1 de la Resolución 000164 de 2021 de la siguiente forma:
“Estructuras sin personería jurídica o similares: Son estructuras sin personería jurídica o similares, entre otras, los patrimonios autónomos constituidos mediante contratos de fiducia mercantil, los contratos de colaboración empresarial, los fondos de capital privado o inversión colectiva, los fondos de deuda pública, los fondos de pensiones y cesantías, y demás estructuras sin personería jurídica o similares de acuerdo con el artículo 4 de la presente Resolución.”
En este caso, se considera beneficiarios finales aquellas personas naturales que desempeñan roles como fiduciantes, fideicomitentes, constituyentes o posiciones similares o equivalentes, fiduciario(s) o posición similar o equivalente, comité fiduciario, comité financiero o posición similar o equivalente, fideicomisario(s), beneficiario (s) o beneficiario(s) condicionado(s) o cualquier otra persona natural que ejerza control efectivo – final, o que tenga derecho a gozar o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.
Un aspecto importante de las estructuras sin personería jurídica es que el Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica – SIESPJ se constituye como su mecanismo de identificación, es decir que de acuerdo con las disposiciones normativas, no se encuentren obligadas a inscribirse en el Registro Único Tributario – RUT.
¿Quiénes están obligados a suministrar información en el RUB?
Todas las sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, establecimientos permanentes y estructuras sin personería jurídica o similares. De igual modo, las personas jurídicas extranjeras también deben suministrar información cuando la totalidad de su inversión en la República de Colombia no se efectúe en personas jurídicas, establecimientos permanentes y/o estructuras sin personería jurídica o similares obligadas a suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB).
¿Quiénes no están obligados a proporcionar información en el RUB?
Las entidades estatales y entidades descentralizadas con excepción de las sociedades de economía mixta
Las embajadas, misiones diplomáticas u organizaciones internacionales acreditadas por el Gobierno Nacional.
¿Qué información se debe proporcionar?
La información perteneciente a los beneficiarios finales, la cual incluye datos tales como: el tipo de documento, número de identificación y su país de expedición, número de identificación tributaria, nombres, apellidos, fecha y país de nacimiento, nacionalidad, ubicación y criterios de determinación del beneficiario final. También se debe indicar el porcentaje de participación en el capital de la entidad y el porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades. Además, se deben especificar las fechas desde las cuales se tiene la calidad de beneficiario final o existe la condición, y las fechas en las que se deja de tener dicha calidad o de existir la condición.
¿Cuál es el plazo para cumplir con la obligación?
Es importante tener en cuenta los plazos establecidos por la DIAN para la inscripción en el RUB.
Para las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares constituidas antes del 31 de mayo de 2023: El plazo vence el 31 de julio de 2023.
Para las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares constituidas a partir del 1 de junio de 2023: deben suministrar la información en el RUB dentro de los 2 meses siguientes a su inscripción en el RUT o en el SIESPJ o cuando estén obligadas según la Resolución 000164 de 2021.
¿Cuál es el trámite?
El suministro de información en el RUB se realiza de forma virtual mediante la página web de la DIAN. En este link podrán encontrar el paso a paso para hacer el registro.
Las personas pueden tener la tranquilidad de que la información proporcionada en el registro será tratada de manera confidencial. La DIAN ha asegurado que esta información solo estará accesible para las autoridades debidamente autorizadas. De esta manera, se garantiza la privacidad y la seguridad de los datos suministrados por los usuarios del registro.
Modificaciones en el registro.
Si es necesario modificar los datos registrados inicialmente en el RUB, dichas modificaciones también pueden realizarse de manera electrónica. Para ello, se debe indicar si hubo cambios en los datos suministrados en el RUB en los primeros días de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año.
Esto significa que las modificaciones deben realizarse dentro del mes siguiente contado a partir del primer día de los meses mencionados. Por ejemplo, si una sociedad llamada A se registra en el RUB el 15 de julio y proporciona la información de sus beneficiarios finales, y posteriormente, el 28 de septiembre de 2023, uno de los beneficiarios finales se retira de la sociedad, habrá un cambio en la información suministrada en el RUB desde el 15 de julio.
En este caso, la sociedad A tiene plazo hasta el 1 de noviembre de 2023 (un mes después del 1 de octubre) para realizar la modificación correspondiente en el RUB. Es importante cumplir con este plazo establecido para mantener actualizada la información en el registro.
¿Qué pasa si no se cumple con la obligación?
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el Registro Único de Beneficiarios (RUB), como la falta de suministro de información, la falta de actualización de la misma o el suministro de información errónea o incompleta, conlleva sanciones contempladas en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario. Esto implica que aquellos que no se inscriban en el RUB o no actualicen la información dentro del plazo establecido estarán sujetos a una multa equivalente a una (1) Unidad de Valor Tributario (UVT) por cada día de retraso en la inscripción o actualización, según corresponda. Además, la multa por suministrar información falsa, incompleta o errada es de cien (100) UVT.
Es importante tener en cuenta que la información presentada en este artículo se basa en las siguientes resoluciones emitidas por la DIAN: Resolución 000164 de 2021, Resolución 0037 de 17 de marzo de 2022 y Resolución N° 001240 del 28 de septiembre de 2022.
Esperamos que esta explicación haya aclarado el funcionamiento del Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) en Colombia. Si tienes alguna pregunta adicional, no dudes en contactarnos.
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