La notificación de una intervención por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) no es algo menor. Para cualquier empresa, esta situación representa no solo un riesgo económico importante, sino también un desafío técnico y jurídico que, si no se atiende correctamente y a tiempo, puede escalar rápidamente en sanciones, multas millonarias y procesos judiciales.
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¿Cómo actuar ante una intervención de la UGPP?
Si estás enfrentando una intervención o requerimiento de la UGPP, esto es lo que necesitas saber y hacer de inmediato.
1. Entiende el alcance real del requerimiento
La UGPP actúa como autoridad fiscalizadora para garantizar que los empleadores cumplan adecuadamente con el pago de aportes al sistema de seguridad social. Si has recibido una visita, requerimiento o notificación, es probable que esté relacionado con:
- Omisión de aportes a salud, pensión o parafiscales.
- Inconsistencias en las planillas PILA.
- Discrepancias entre la nómina y los ingresos reportados.
- Posible descalificación de trabajadores como independientes.
¿Por qué esto es importante? Porque no se trata solo de corregir pagos atrasados. La UGPP puede aplicar intereses moratorios, sanciones por inexactitud e incluso liquidar los aportes con base en estimaciones, si considera que no hay colaboración por parte de la empresa.
2. No improvises: necesitas una estrategia legal inmediata
Responder a la UGPP requiere más que voluntad: exige un enfoque técnico, estratégico y legal. Un solo error puede traducirse en sanciones adicionales o pérdida de la oportunidad de defensa.
¿Qué pasos debes seguir?
- Activa tu equipo legal inmediatamente: no dejes la respuesta a cargo de un contador o del área de RRHH sin asesoría jurídica especializada.
- Solicita copia completa del expediente: necesitas conocer exactamente qué está evaluando la UGPP.
- Evalúa riesgos y prepara evidencia: documenta contratos, planillas, soportes contables y cualquier elemento que permita sustentar tu posición.
- Define la estrategia: conciliación, corrección voluntaria, respuesta técnica al requerimiento o defensa en vía gubernativa.
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3. Evalúa si tienes derecho a reducción de sanciones
La normatividad permite a las empresas que corrijan voluntariamente sus errores pueden obtener importantes beneficios en reducción de sanciones. Pero esto solo es posible si se hace antes del inicio de la etapa sancionatoria o dentro de ciertos plazos legales.
Cada caso debe evaluarse con lupa. En algunos escenarios, presentar una corrección puede ser riesgoso si no se ha analizado la base jurídica de la liquidación inicial.
4. Prepara a tu empresa para un eventual proceso contencioso
Incluso si respondes adecuadamente, la UGPP puede mantener su criterio y proceder a emitir una liquidación oficial. En ese caso, el camino natural es la vía gubernativa (recurso de reconsideración) y posteriormente una demanda ante la jurisdicción contenciosa administrativa.
Por eso es clave dejar una trazabilidad clara desde el inicio: todas las comunicaciones deben ser precisas, técnicas y sustentadas en evidencia documental sólida.
5. Aprende del caso: implementa controles estructurales
Muchas empresas descubren en medio de una fiscalización que sus procesos internos de liquidación, contratación y reporte de aportes están mal estructurados. Esta es la oportunidad perfecta para:
- Revisar la tipología contractual de los colaboradores.
- Establecer políticas claras de tercerización o contratación por prestación de servicios.
- Validar los cruces entre nómina contable, nómina PILA y reportes fiscales.
- Alinear procesos entre el área contable, financiera, jurídica y de RRHH.
Un buen diagnóstico legal post-intervención puede ser la diferencia entre evitar o enfrentar nuevas sanciones en el futuro.
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¿Y si no haces nada? El costo es alto (y acumulativo)
Ignorar o demorar la respuesta a la UGPP no detiene el proceso, al contrario, lo acelera en tu contra. Las sanciones por omisión e inexactitud pueden superar fácilmente el 20% al 100% de los aportes estimados, sin contar intereses. Además, la entidad puede iniciar procesos de cobro coactivo, embargos y afectación de tu reputación empresarial.
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