Emprender es emocionante, pero dar el salto de la idea a la formalidad requiere de una hoja de ruta clara. Crear una empresa implica seguir una serie de pasos legales y administrativos. Aunque puedan parecer complejos, son la garantía de que tu negocio operará con seguridad, accederá a beneficios y proyectará la confianza que necesita.
De acuerdo con Confecámaras, durante 2024 se crearon 297.475 empresas en Colombia. Este número se acerca a la 183.000 compañías que cesaron sus operaciones entre 2023 y 2024 según la aseguradora Cesce. Esto es importante, ya que el éxito de una empresa se gesta desde su inicio.
Este artículo te guiará a través de las decisiones clave y los trámites fundamentales, asegurando que tu proyecto nazca con bases sólidas.
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1. La decisión fundacional para crear empresa: tipo de sociedad y razón social
Antes de cualquier trámite, debes definir la estructura legal y el nombre de tu negocio. Esta es una de las decisiones más importantes, ya que impactará en la responsabilidad de los socios y en el manejo fiscal.
A. Escoger el tipo societario
En Colombia, las figuras más comunes y recomendadas para la mayoría de los emprendedores son:
- Sociedad por Acciones Simplificada (SAS): es la más flexible y popular. Permite tener un solo socio (o varios) y limita la responsabilidad de los socios hasta el monto de sus aportes. Su constitución es sencilla y se rige por la Ley 1258 de 2008.
- Sociedad Limitada (Ltda.): requiere mínimo dos socios y máximo 25. La responsabilidad también está limitada, pero su regulación es más estricta.
- Empresa Unipersonal (EU) o Persona Natural Comerciante: si el negocio lo manejarás solo, puedes optar por estas figuras, aunque la SAS unipersonal suele ofrecer más ventajas.
Consejo: la SAS es, generalmente, la mejor opción para nuevos proyectos por su flexibilidad y bajo formalismo.
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B. La Razón social (nombre)
Debes verificar que el nombre que has elegido esté disponible. Este trámite se realiza en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), administrado por las Cámaras de Comercio. La homonimia (que ya exista un nombre igual o similar) debe evitarse para no generar confusiones y que se te permita registrar tu empresa sin contratiempos.
2. Formalizando: el acta y el registro
Una vez que has definido el tipo de sociedad, el proceso de formalización se centra en la Cámara de Comercio de tu ciudad.
A. Elaboración del documento de constitución
Se puede hacer mediante escritura pública (obligatorio para ciertas sociedades, como la S.A.) o por documento privado (la opción más común y fácil para la SAS). Este documento, conocido como Estatutos, debe contener, al menos:
- El nombre de la empresa y la clase de sociedad.
- El objeto social (la actividad a la que se dedicará).
- El capital social y la forma de administración.
- La duración de la sociedad y las causales de disolución.
B. Obtención del RUT y Matrícula Mercantil
Este es uno de los pasos para crear una empresa en Colombia que no puedes saltarte.
- Registro Único Tributario (RUT): debes solicitarlo ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este documento te identifica fiscalmente y asigna un Número de Identificación Tributaria (NIT) provisional. Puedes encontrar más detalles sobre el proceso en la página oficial de la DIAN.
- Matrícula Mercantil: con el RUT provisional y los Estatutos, te diriges a la Cámara de Comercio para:
- Diligenciar el formulario de registro.
- Pagar los derechos de matrícula (varía según el capital).
- Una vez aprobado, la Cámara de Comercio te entrega el Certificado de Existencia y Representación Legal.
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3. Trámites complementarios y obligaciones iniciales para crear empresa
La formalización no termina con el registro mercantil. Existen otros requisitos que tu nueva empresa debe cumplir para operar legalmente.
A. Apertura de cuenta bancaria
Aunque no es obligatorio para el registro, es esencial para la gestión financiera. Con el Certificado de la Cámara de Comercio, puedes abrir una cuenta empresarial a nombre de la sociedad.
B. Registro de libros de comercio
Antes de iniciar operaciones, tu empresa debe registrar ante la Cámara de Comercio los libros de comercio principales, como el Libro de Actas y el Libro de Registro de Accionistas (para la SAS).
C. Inscripción en Seguridad Social
Si tu empresa va a contratar empleados, es obligatorio afiliarse al Sistema Integral de Seguridad Social (Salud, Pensión, Riesgos Laborales) y al SENA/ICBF/Cajas de Compensación Familiar. El cumplimiento de estas obligaciones es fundamental y se rige por normas como la Ley 100 de 1993.
D. Permisos de funcionamiento (según el sector)
Dependiendo de tu objeto social, necesitarás permisos especiales:
- Industria y Comercio (ICA): inscripción obligatoria en la Alcaldía para el impuesto de industria y comercio.
- Sanitarios: para negocios de alimentos o salud (INVIMA).
- Uso de Suelo: aval de la oficina de planeación municipal.
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El éxito comienza con la legalidad
El proceso de crear una empresa puede parecer un laberinto, pero con la guía adecuada, verás que cada paso te acerca a la operatividad plena y segura. Recuerda que la legalidad no es un obstáculo, sino un catalizador para el crecimiento que te abrirá puertas a financiación, licitaciones y la confianza de tus clientes.
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