Política de Tratamiento de Datos Personales

Fecha de modificación: 8 de julio de 2024

Faroo Legal S.A.S (en adelante Faroo Legal) está comprometido con el respeto del derecho constitucional que tienen nuestros clientes, empleados, miembros de la comunidad, contratistas, socios, y aliados a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya sobre ellos en bases de datos y archivos.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) tiene por objeto establecer los lineamientos para garantizar al titular de la información el debido ejercicio del derecho de habeas data, el tratamiento de la información, las autorizaciones correspondientes otorgadas por los titulares de la información, las finalidades de la información y los procedimientos aplicables al debido ejercicio del habeas data.

1. Derechos Constitucionales.

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que toda persona tiene derecho a su intimidad, su buen nombre y al habeas data.

La protección del derecho al buen nombre se circunscribe a que la información de las personas sea cierta y veraz. La garantía del derecho a la intimidad implica que la información no trate sobre aspectos de la privacidad que tiene la persona y que sólo a ella interesa. El derecho al habeas data protege el conocimiento, actualización y rectificación de la información contenida en las bases de datos.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información.

Faroo Legal es una sociedad constituida mediante documento privado y debidamente registrada en la Cámara de Comercio de Bogotá el día 1 de febrero de 2022 bajo el número 02787725 y con matrícula 03476972.

Faroo Legal es el Responsable del tratamiento de datos personales.

Web: www.faroolegal.com
Email: equipo@faroolegal.com

3. Identificación del Titular de la Información a Tratar.

Son titulares de la información:

a. Clientes
b. Socios
c. Miembros de la comunidad
d. Empleados
e. Proveedores
f. Aliados

4. Identificación del Encargado del Tratamiento de la Información a Tratar.

El encargado del tratamiento de datos por cuenta de Faroo Legal es Santiago Martínez Pinto.

Email: santiago.martinez@faroolegal.com.

5. Definiciones.

Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. Principios.

Para la aplicación de la presente política se tendrán en cuenta los siguientes principios:

a. Legalidad en materia de Tratamiento de datos.
b. Finalidad del Tratamiento de datos.
c. Libertad para el ejercicio del Tratamiento de datos.
d. Veracidad o calidad de la información sujeta al Tratamiento de datos.
e. Transparencia sobre los datos sujetos Tratamiento.
f. Acceso y circulación restringida de los datos sujetos a Tratamiento.
g. Seguridad de la información sujeta a Tratamiento de datos.
h. Confidencialidad de la información sujeta a Tratamiento de Datos.

7. Autorización, Tratamiento y Almacenamiento de Datos Personales.

Con la entrada en vigencia de la presente política, Faroo Legal, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización previa a los Titulares, informando sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento, salvo que se presente una de las excepciones contenidas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 para el efecto.

Faroo Legal adelantará el Tratamiento de los Datos Personales que el Titular voluntariamente suministre. En general, Faroo Legal almacenará, usará, circulará, transmitirá y transferirá los Datos Personales que trate. Esta información podrá ser utilizada únicamente por Faroo Legal, sus empleados, consultores, asesores, filiales del grupo empresarial y socios comerciales y estratégicos autorizados expresamente por Faroo Legal, que requieran acceso a esta información. En todo caso, Faroo Legal, previa solicitud del Titular, le suministrará la información completa de las personas autorizadas o los terceros que lleven a cabo Tratamiento de sus Datos Personales.

La autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales, podrá manifestarse por:

a. Escrito.
b. Forma oral o
c. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

Faroo Legal conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

8. Tratamiento de Datos Sensibles.

Faroo Legal no podrá tratar datos sensibles excepto cuando se den las circunstancias previstas en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

9. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes.

Faroo Legal en ningún caso realizará el Tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

10. Finalidad del Tratamiento de Datos.

Los Datos Personales que recolecta Faroo Legal, son incluidos en una Base de Datos a la cual tiene acceso el personal autorizado de Faroo Legal son recolectados con las siguientes finalidades:

a. Finalidades para el tratamiento de datos de clientes:

Contactar potenciales clientes para la presentación de una oferta de servicios.
Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los servicios legales contratados.
Elaborar la facturación de los servicios legales contratados
Envío de publicidad sobre los servicios de ofrecimiento de servicios legales.
Comunicar nuevos servicios legales de .Faroo Legal
Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por Faroo Legal
El anuncio de cambios organizacionales, cambios de marca o cambios de tipo societario de , salvaguardando la confidencialidad requerida.
Divulgación de casos legales exitosos de Faroo Legal
Envío de encuestas para el mejoramiento de Faroo Legal.
La realización de cursos y programas de educación en materia legal.
Desarrollo de programas de mercadeo y ventas.

b. Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores y contratistas:

Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución del contrato con el proveedor o contratista.
Actividades relacionadas con los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.
Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
Cumplimiento de normas administrativas, contables y fiscales.
Todos los procesos relacionados con la facturación y las operaciones relacionadas.
Gestión financiera.
Histórico de los contratos con proveedores.
Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
Recaudo de impuestos
Encuestas de relacionamiento.
Verificar antecedentes comerciales y reputaciones, además de eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
Consultar todas la información necesaria y requerida en bases de datos administradas por centrales de riesgo.
Reportes a las centrales de riesgo.
Elaboración de reportes y estudios sobre le mercados de proveedores.
Adelantar auditorias.
Conflictos de intereses.

c. Finalidades para el tratamiento de datos de empleados:

Recolección de datos personales para propósitos de selección y contratación de personal.
Histórico de hojas de vida recibidas para efectos de contrataciones laborales futuras.
Todo lo relacionado con las suscripciones de contratos laborales.
Dar cumplimiento a todas las obligaciones laborales legales y regulatorias a cargo del empleador y las contempladas en el contrato laboral.
Emisión de emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales.
Realizar los pagos de salarios y prestaciones legales o extralegales.
Contratar seguros de vida y planes médicos.
Contactar a familiares en caso de alguna emergencia del empleado.
Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual.
Desarrollo de programas de salud ocupacional con la información de salud proporcionada por el empleado.
Programas de formación, capacitación y entrenamiento al empelado.
Uso de la información asociada a la eventual comisión de hechos o circunstancias que impliquen el incumplimiento del contrato de trabajo, y las normas laborales.
Ofrecer programas de bienestar al empleado.
Cumplimiento de obligaciones legales relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
El acatamiento de las políticas corporativas de Faroo LEgal.
Información del grupo familiar de los empleados para el cumplimiento de las normas laborales.
Publicar en la página web los perfiles profesionales de sus empleados y abogados.
Llevar un registro de procesos administrativos laborales y sanciones.
Conflictos de intereses de los empleados.

d. Finalidades para el tratamiento de datos de Socios y Aliados:

Discusión, suscripción y ejecución de los contratos a celebrarse con socios y aliados.
Cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos celebrados.
Todos lo relacionado con los pagos a realizarse derivados de los contratos celebrados.
Divulgación en la página web u otro medio de divulgación de sus perfiles personales y profesionales.
Todo lo relacionado con conflictos de intereses.
Tratamiento de datos para efectos de fusión, escisión, integración, liquidación o enajenación de activos.

e. Finalidades para el tratamiento de datos de miembros de la comunidad:

Contactar y mantener comunicación con los miembros de la comunidad para el desarrollo de actividades colaborativas.
Gestionar oportunidades de colaboración y proyectos conjuntos entre los miembros de la comunidad.
Divulgar y promover los perfiles profesionales de los miembros en la página web y otros medios.
Facilitar la organización de eventos, talleres y programas de formación exclusivos para miembros de la comunidad.
Realizar encuestas y estudios para mejorar la experiencia de los miembros y fomentar la innovación dentro de la comunidad.
Gestionar el acceso a recursos compartidos y herramientas colaborativas.
Supervisar y hacer seguimiento a las contribuciones y participación de los miembros en iniciativas comunitarias.
Asegurar el cumplimiento de los estándares éticos y profesionales dentro de la comunidad.
Mantener un histórico de la participación y contribuciones de los miembros para evaluar su impacto y compromiso.
Facilitar el networking y las conexiones profesionales entre los miembros de la comunidad..

11. Uso de Cookies.

Faroo Legal también recopila datos que pueden incluir los Datos Personales del Titular mediante el envío de “cookies” a su navegador, que las almacenará en su dispositivo (por ejemplo, ordenador, teléfono, etc.) para facilitar su navegación.

Una cookie es un pequeño fragmento de información que el servidor web de Faroo Legal envía al software del navegador que el Titular utiliza para acceder al sitio web.

Una cookie permite al servidor web de Faroo Legal recopilar información del software del navegador web del Titular.

Faroo Legal obtiene el permiso del Titular para el uso de cookies a través de un aviso claro en forma de banner que aparece cuando los Titulares ven el sitio web, dando a los Titulares la opción de aceptar el uso de cookies.

Faroo Legal utiliza los siguientes tipos de cookies:

Cookies esenciales, para proporcionar la funcionalidad necesaria del sitio web a los usuarios.a.
Cookies analíticas, que recogen estadísticas sobre el uso del sitio web por parte de los usuarios, lo que permite a Faroo Legal mejorar su sitio web.
Cookies de seguimiento y marketing, que le permiten a Faroo Legal ofrecer publicidad dirigida que puede ser relevante para los intereses del usuario.

12. Derechos del Titular.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, son derechos de los titulares:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al Tratamiento de datos.
Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando, a su juicio considere que el Tratamiento de Datos no se respeta los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

13. Debers de Faroo Legal como Responable del Tratamiento de Datos.

En aplicación de la presente política, Faroo Legal cumplirá los siguientes deberes:

Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar las autorizaciones que deban otorgada los Titulares.
Mantener vigente la presente política en donde se informe al Titular sobre la finalidad y uso de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.
Designar formalmente un Encargado del Tratamiento de datos, bien sea dentro de la organización o fuera de ella.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Debers del Encargado del Tratamiento.

En aplicación de la presente política, el Encargado del Tratamiento deberá cumplir con los siguientes deberes y a su vez, Faroo Legal se obliga a garantizar que los cumpla:

Garantizar al Titular el ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando sea el caso.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar al Responsable del Tratamiento de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta el Responsable del Tratamiento de Datos para el cumplimiento de la presente Política.

15. Debers del Encargado del Tratamiento.

a. Procedimiento:

El Titular de los Datos Personales o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos sobre sus datos personales para lo cual se surtirá el procedimiento que se detalla a continuación.

b. Consultas:

El titular de los datos y sus causahabientes tendrán el derecho a consultar la información que reposa en las bases de datos de Faroo Legal, para lo cual deberán comunicar la respectiva solicitud al correo electrónico santiago.martinez@faroolegal.com.
La solicitud será analizada para verificar la identidad del Titular. La solicitud será rechazada cuando se verifique que la persona que hace la solicitud no es el Titular o que, no siendo éste, no se acredite que actúa con la debida representación del Titular.
Verificada la identidad del Titular o la debida representación del Titular, Faroo Legal responderá la solicitud dentro de un término no mayor de diez (10) días hábiles a partir de la fecha del recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c. Actualización, Corrección, Supresión y Revocatoria de Autorización:

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de Faroo Legal debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante Faroo Legal, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

La solicitud deberá ser enviada al correo electrónico santiago.martinez@faroolegal.com.
La solicitud será analizada para verificar la identidad del Titular. La solicitud será rechazada cuando se verifique que la persona que hace la solicitud no es el Titular o que, no siendo éste, no se acredite que actúa con la debida representación del Titular.
El reclamo deber contener la identificación del Titular, los datos de contacto, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos, la precisa descripción de los hechos que dan lugar el reclamo y firma con identificación.
Si el reclamo resulta incompleto, Faroo Legal podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus Datos Personales. La supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de las Bases de Datos, de acuerdo con lo solicitado por el Titular. El derecho de supresión no es absoluto y Faroo Legal podrá negar su ejercicio en los siguientes eventos:

a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos o el Responsable tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener el Dato Personal;
b) La eliminación de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;
c) Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o el Responsable.

d. Revocatoria de la Autorización:

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

16. Vigencia y modificaciones.

Los datos personales incorporados en la base de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para que Faroo Legal cumpla sus obligaciones legales y contractuales, salvo que la Ley disponga un término distinto.

Esta Política podrá ser modificada por Faroo Legal cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. Únicamente las modificaciones respecto de las finalidades del Tratamiento y de los datos del Responsable del Tratamiento, o cualquier otra modificación sustancial serán comunicadas mediante un anuncio en la página web www.faroolegal.com