Política de Tratamiento de Datos Personales de Faroo.

Sección 01Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es Faroo Legal S.A.S. («Faroo»), sociedad constituida en Colombia y registrada en la Cámara de Comercio de Bogotá el 1 de febrero de 2022, bajo el número de inscripción 02787725 y matrícula mercantil 03476972.

La persona o área designada internamente por Faroo para atender consultas y reclamos de datos personales será responsable de coordinar las respuestas, sin perjuicio de las obligaciones que corresponden a Faroo como responsable del tratamiento.

Sección 02Marco normativo

Esta política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, las disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Sección 03Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Faroo en medios físicos o digitales, directamente o por medio de proveedores que actúen por su cuenta. Puede comprender información de:

• Usuarios y visitantes del sitio web.
• Personas que solicitan información o participan en conversaciones iniciales.
• Clientes y personas vinculadas a los clientes.
• Abogados y otros profesionales que se registran o se postulan para quedar en la lista de especialistas.
• Especialistas registrados en la lista y personas aceptadas posteriormente como miembros de la red.
• Proveedores, contratistas y sus representantes.
• Empleados, antiguos empleados y candidatos.
• Accionistas, administradores y representantes de Faroo.
• Aliados, contactos profesionales y participantes en eventos.
• Personas cuyos datos aparezcan en documentos o antecedentes legítimamente recibidos para evaluar o ejecutar una relación.

La información relativa a personas jurídicas no es, por sí sola, un dato personal. Esta política sí aplica a la información de las personas naturales que actúan en su nombre o que puedan ser identificadas a partir de ella.

Sección 04Definiciones

Para efectos de esta política:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento, cuando sea requerido.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: dato que la ley o la Constitución califica como público y aquel que no es semiprivado, privado o sensible.
• Dato privado: dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el titular.
• Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar al titular y a cierto sector o grupo de personas.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia sindical, origen racial o étnico y vida u orientación sexual.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Titular: persona natural a quien pertenecen los datos personales.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, consulta, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: tratamiento efectuado por un tercero por cuenta de Faroo, dentro o fuera de Colombia.

Sección 05Principios

Faroo aplicará los principios de:

• Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la Constitución y la ley.
• Finalidad: cada tratamiento tendrá una finalidad legítima, específica e informada.
• Libertad: cuando se requiera autorización, esta será previa, expresa e informada.
• Veracidad o calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular podrá obtener información sobre la existencia y el uso de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo serán accesibles a personas autorizadas o legitimadas.
• Seguridad: se adoptarán medidas razonables para prevenir pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deberán proteger la reserva de la información incluso después de terminar su relación con Faroo.
• Necesidad y proporcionalidad: se procurará recolectar únicamente los datos adecuados y pertinentes para cada finalidad.
• Responsabilidad demostrada: Faroo adoptará medidas verificables para cumplir esta política y gestionar los riesgos asociados al tratamiento.

Sección 06Datos que puede tratar Faroo

Según la relación y la finalidad, Faroo puede tratar:

• Datos de identificación, como nombre, documento, firma, nacionalidad y fecha de nacimiento.
• Datos de contacto, como dirección, correo electrónico, teléfono y país.
• Información profesional, académica y laboral, incluidos títulos, licencias, tarjetas profesionales, especialidades, jurisdicciones, experiencia, referencias, muestras de trabajo y disponibilidad.
• Información sobre sanciones, inhabilidades, conflictos de interés, antecedentes públicos y requisitos de cumplimiento relevantes para evaluar o mantener un perfil.
• Información de la empresa, cargo, facultades y relación con terceros.
• Información contractual, comercial, contable, tributaria, financiera y de pagos.
• Información necesaria para verificar conflictos de interés, antecedentes, cumplimiento y riesgos asociados a lavado de activos o financiación del terrorismo.
• Información incluida en comunicaciones, reuniones, documentos y antecedentes entregados para evaluar o desarrollar una relación.
• Registros de interacción con Faroo, solicitudes, autorizaciones, preferencias y respuestas a encuestas.
• Datos técnicos de navegación, como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas consultadas, fecha, hora y cookies.
• Imágenes, voz, fotografías o grabaciones cuando exista información previa y una finalidad legítima.
• Datos sensibles cuando sean estrictamente necesarios y exista autorización explícita u otra habilitación legal.

Sección 07Fuentes de la información

Los datos pueden ser obtenidos:

• Directamente del titular mediante formularios, correos, llamadas, reuniones, contratos o documentos.
• De la empresa, organización o persona que el titular representa o con la que se relaciona.
• De clientes, especialistas, proveedores o aliados que estén legitimados para suministrarlos.
• De fuentes públicas, registros oficiales, páginas institucionales, redes profesionales y bases de datos autorizadas por la ley.
• De proveedores tecnológicos y herramientas utilizadas para administrar el sitio, comunicaciones, agenda, documentos, pagos o relaciones.
• De cookies y tecnologías similares, conforme a las preferencias del usuario y a la Política de Cookies.

Quien suministre información de terceros declara que cuenta con autorización u otra base jurídica suficiente para hacerlo y que ha informado al titular cuando corresponda.

Sección 08Finalidades del tratamiento

8.1. Usuarios del sitio y prospectos

• Atender solicitudes de información, consultas y mensajes.
• Programar y realizar conversaciones iniciales.
• Evaluar si Faroo puede atender una necesidad y verificar posibles conflictos de interés.
• Preparar diagnósticos preliminares, propuestas o comunicaciones solicitadas.
• Gestionar formularios, seguridad, soporte y funcionamiento del sitio.
• Medir y mejorar la experiencia de navegación.
• Enviar contenidos, invitaciones o comunicaciones comerciales cuando exista autorización o una relación que lo permita.
• Conservar evidencia de solicitudes, autorizaciones y preferencias de contacto.

8.2. Clientes y personas vinculadas a clientes

• Conocer el contexto, evaluar necesidades y estructurar soluciones.
• Verificar identidad, facultades, conflictos de interés, beneficiarios finales y requisitos de cumplimiento.
• Celebrar, ejecutar y administrar contratos.
• Coordinar comunicaciones, reuniones, especialistas, documentos, entregables y seguimiento.
• Gestionar facturación, recaudo, contabilidad, impuestos y cartera.
• Proteger la seguridad, confidencialidad y trazabilidad de los asuntos.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales y requerimientos de autoridades.
• Atender consultas, reclamos, auditorías, controversias y defensa de derechos.
• Evaluar la experiencia y mejorar la calidad de Faroo.
• Mantener un histórico razonable de la relación y de las decisiones necesarias para la continuidad de los asuntos.
• Utilizar testimonios, nombres, marcas o casos con fines de comunicación únicamente cuando exista autorización suficiente o la información haya sido anonimizada de manera efectiva.

8.3. Aspirantes y especialistas registrados en la lista

Faroo podrá tratar sus datos para:

• Recibir y administrar solicitudes de registro.
• Verificar identidad, formación, títulos, licencias, tarjetas profesionales, experiencia, especialidad, jurisdicciones y disponibilidad.
• Solicitar y revisar referencias, entrevistas, documentos, muestras de trabajo y aclaraciones.
• Consultar fuentes públicas o autorizadas sobre antecedentes profesionales, disciplinarios, comerciales, reputacionales y de cumplimiento.
• Detectar conflictos de interés, inhabilidades, restricciones y riesgos asociados a lavado de activos o financiación del terrorismo.
• Clasificar perfiles por capacidades y mantener una lista interna de posibles especialistas.
• Aceptar, rechazar, dejar pendiente, actualizar, inactivar o retirar registros.
• Contactar al titular para actualizar información o comunicar oportunidades potencialmente compatibles.
• Conservar evidencia del proceso de evaluación y de las decisiones adoptadas.
• Analizar de forma agregada la cobertura de especialidades, jurisdicciones y capacidades de la lista.

El registro y el tratamiento de estos datos no implican aceptación como miembro de la red, contratación, garantía de oportunidades ni derecho a ingresos. La publicación de un perfil, nombre, fotografía, marca o experiencia requerirá una autorización suficiente y separada cuando corresponda.

8.4. Miembros de la red

Una vez Faroo comunique la aceptación y la persona acepte los términos específicos de la red, Faroo podrá tratar sus datos para:

• Formalizar y administrar la membresía en la red.
• Comunicar, evaluar y asignar oportunidades de asesoría.
• Estructurar, coordinar, supervisar y cerrar asesorías.
• Gestionar contratos, condiciones económicas, honorarios, pagos, facturación e información tributaria.
• Mantener registros de disponibilidad, respuesta, desempeño, calidad, cumplimiento y experiencia de trabajo.
• Proteger las relaciones administradas por Faroo y atender incidentes, reclamaciones o controversias.
• Gestionar comunicaciones, formación, actualizaciones y reglas aplicables a la red.
• Actualizar, suspender o terminar la condición de miembro conforme a los términos específicos.

Las condiciones sustanciales de la relación con los miembros de la red no se regulan en esta política, sino en los términos y condiciones o acuerdos específicos que cada miembro debe aceptar.

8.5. Proveedores, contratistas y aliados

• Evaluar, seleccionar, contratar y administrar la relación.
• Verificar identidad, experiencia, referencias, cumplimiento y riesgos.
• Gestionar órdenes, accesos, pagos, facturación, impuestos y contabilidad.
• Supervisar la prestación y medir el desempeño.
• Administrar seguridad de la información, confidencialidad, incidentes y continuidad.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.

8.6. Empleados, antiguos empleados y candidatos

• Gestionar procesos de selección y verificar información y referencias.
• Celebrar y ejecutar contratos laborales o de aprendizaje.
• Administrar nómina, pagos, beneficios, seguridad social, formación, bienestar, desempeño y seguridad y salud en el trabajo.
• Cumplir obligaciones laborales, tributarias, contables, migratorias y de seguridad social.
• Gestionar accesos, herramientas, activos, seguridad de la información y continuidad operativa.
• Contactar personas autorizadas en caso de emergencia.
• Conservar la información exigida por la ley y atender certificaciones, reclamaciones o defensa jurídica.
• Considerar candidaturas para futuras vacantes cuando exista autorización o se informe esa finalidad.

8.7. Accionistas y administradores

• Cumplir obligaciones societarias, contables, tributarias y de gobierno corporativo.
• Gestionar convocatorias, reuniones, actas, libros, pagos y comunicaciones.
• Verificar identidad, facultades, conflictos y requisitos regulatorios.
• Atender solicitudes de autoridades y ejercer o defender derechos.

8.8. Marketing, contenidos y eventos

Cuando exista autorización o una base permitida por la ley, Faroo podrá:

• Enviar boletines, contenidos, invitaciones, novedades y encuestas.
• Administrar inscripciones y participación en eventos.
• Analizar el desempeño general de campañas y contenidos.
• Registrar imágenes o intervenciones en eventos después de informar su finalidad.

El titular podrá solicitar en cualquier momento que se suspendan las comunicaciones comerciales mediante el mecanismo incluido en el mensaje o escribiendo al canal de privacidad.

Sección 09Autorización

Cuando la ley lo exija, Faroo solicitará autorización previa, expresa e informada. La autorización podrá obtenerse por escrito, verbalmente, mediante mecanismos electrónicos o a través de conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada.

Faroo informará al titular:

• El tratamiento y su finalidad.
• El carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes.
• Los derechos que le asisten.
• La identificación y canales del responsable.

Faroo conservará prueba de la autorización y del aviso de privacidad presentado. No será necesaria autorización en los eventos expresamente previstos por la ley, sin perjuicio del cumplimiento de los demás principios y obligaciones.

La autorización para una finalidad no implica autorización para finalidades distintas. En particular, recibir un servicio o participar en una relación no obliga al titular a aceptar comunicaciones comerciales no necesarias.

El formulario de registro de especialistas informa expresamente que Faroo puede evaluar el perfil, verificar la información en fuentes públicas o autorizadas, conservarlo en una lista interna y contactar al titular sobre oportunidades. La autorización para integrar esa lista no equivale a aceptar los términos de la red. Si Faroo invita al especialista a ser miembro, le presentará por separado los términos y condiciones aplicables a esa relación.

Sección 10Datos sensibles

El suministro de datos sensibles es facultativo, salvo que sean indispensables para una obligación legal o contractual. Faroo solo los tratará cuando:

• El titular haya otorgado autorización explícita, salvo excepción legal.
• El tratamiento sea necesario para proteger un interés vital y el titular esté imposibilitado para autorizar.
• Se refiera a datos que el titular haya hecho manifiestamente públicos.
• Sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso.
• Exista otra habilitación legal.

Faroo aplicará controles reforzados de acceso, confidencialidad y seguridad cuando trate esta información.

Sección 11Datos de niños, niñas y adolescentes

Faroo no busca recolectar datos de niños, niñas o adolescentes a través de su sitio ni para actividades comerciales ordinarias.

Si el tratamiento resulta excepcionalmente necesario, deberá respetar su interés superior y sus derechos fundamentales, considerar su opinión según su madurez y contar con la autorización de su representante cuando sea requerida. Las preguntas sobre esta información serán facultativas y se informará su carácter sensible.

Si una persona considera que se han suministrado datos de un menor sin autorización o sin una finalidad legítima, puede solicitar su revisión o eliminación por medio del canal de privacidad.

Sección 12Cookies y navegación

El sitio puede utilizar cookies y tecnologías similares para:

• Permitir funciones esenciales y proteger la seguridad.
• Recordar preferencias.
• Medir el tráfico y desempeño.
• Entender de forma agregada cómo se utilizan las páginas.
• Apoyar actividades de marketing cuando el usuario lo autorice.

Las cookies no esenciales se gestionan conforme a las preferencias del usuario. El detalle de las cookies, proveedores, duración y mecanismos de configuración está disponible en la Política de Cookies.

Sección 13Encargados, proveedores y circulación de información

Faroo puede permitir acceso limitado a los datos a empleados, contratistas, especialistas y proveedores que necesiten la información para cumplir una finalidad autorizada. Esto puede incluir proveedores de:

• Alojamiento y administración del sitio web.
• Correo, mensajería, videollamadas y calendario.
• Gestión de documentos, proyectos y relaciones.
• Firma electrónica, facturación, pagos y contabilidad.
• Seguridad, soporte, respaldo y analítica.
• Automatización e inteligencia artificial.
• Servicios profesionales necesarios para una relación.

Faroo exigirá deberes de confidencialidad, seguridad, uso limitado y devolución o eliminación cuando corresponda. El acceso de un proveedor no lo autoriza a utilizar la información para fines propios incompatibles.

Faroo también podrá entregar información a autoridades, jueces o terceros legitimados cuando exista una obligación legal, orden válida o necesidad de ejercer o defender derechos.

Sección 14Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos proveedores o especialistas pueden estar ubicados fuera de Colombia o almacenar información en infraestructura internacional.

Cuando Faroo realice transmisiones internacionales, establecerá condiciones contractuales para que el encargado trate los datos conforme a las instrucciones de Faroo, mantenga la confidencialidad y aplique medidas de seguridad adecuadas.

Las transferencias internacionales a otros responsables se realizarán conforme a las reglas de la Ley 1581 de 2012, las excepciones aplicables y los niveles de protección exigidos por la autoridad competente.

Sección 15Uso de automatización e inteligencia artificial

Faroo puede utilizar herramientas de automatización e inteligencia artificial para apoyar tareas como organizar comunicaciones, extraer información, clasificar documentos, preparar borradores, buscar inconsistencias y administrar procesos internos.

Su uso se sujeta a las siguientes reglas:

• Tener una finalidad legítima relacionada con la actividad de Faroo.
• Limitar los datos a lo razonablemente necesario.
• Evaluar al proveedor, su ubicación y sus condiciones de seguridad y confidencialidad.
• Restringir accesos y mantener supervisión humana cuando la naturaleza de la tarea lo requiera.
• Evitar utilizar información personal o confidencial para entrenar modelos de uso general sin autorización u otra habilitación suficiente.
• No adoptar decisiones con efectos significativos para una persona basadas exclusivamente en un sistema automatizado cuando sea necesaria una valoración humana.

Sección 16Seguridad de la información

Faroo adoptará medidas administrativas, técnicas y humanas razonables, acordes con la naturaleza de los datos y los riesgos del tratamiento, que pueden incluir:

• Controles de acceso y autenticación.
• Gestión de permisos según necesidad de conocimiento.
• Compromisos de confidencialidad.
• Respaldo, actualización y protección de dispositivos y servicios.
• Revisión de proveedores.
• Procedimientos de conservación y eliminación.
• Capacitación y gestión de incidentes.

Ningún sistema es completamente invulnerable. Si se presenta un incidente que comprometa datos personales, Faroo evaluará su alcance, adoptará medidas de contención y corrección y realizará las comunicaciones o reportes exigidos por la ley.

Sección 17Conservación y eliminación

Faroo conservará los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, profesionales y de defensa jurídica.

Al finalizar la finalidad, los datos serán eliminados, anonimizados o conservados con acceso restringido cuando exista un deber legal o una razón legítima para mantenerlos. Los tiempos específicos dependen de la categoría de información y están documentados en una tabla interna de retención.

Para los aspirantes y especialistas registrados, Faroo define e informa cuánto tiempo conservará un perfil rechazado, pendiente o inactivo y con qué frecuencia solicitará su actualización. Cuando un perfil se convierta en miembro de la red, la conservación también atenderá las obligaciones derivadas de esa relación y de las asesorías en las que participe.

Sección 18Derechos de los titulares

El titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando no sea necesaria.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión cuando sea procedente.
• Revocar la autorización cuando sea procedente.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante Faroo, cuando así lo exija la ley.

La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, sea necesaria para ejercer o defender derechos, o concurra otra excepción legal.

Sección 19Procedimiento para consultas

El titular, su causahabiente, representante o apoderado podrá presentar una consulta al correo [email protected].

La solicitud deberá incluir:

• Nombre e identificación del titular.
• Datos de contacto para recibir la respuesta.
• Descripción de la información consultada.
• Documentos que acrediten la representación, cuando corresponda.

Faroo responderá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible responder dentro de ese plazo, informará el motivo y la nueva fecha, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Sección 20Procedimiento para reclamos

El titular o la persona legitimada podrá solicitar corrección, actualización, supresión, revocatoria o denunciar un presunto incumplimiento mediante un reclamo enviado al canal de privacidad.

El reclamo deberá contener:

• Identificación del titular.
• Datos de contacto.
• Descripción clara de los hechos y de los datos objeto del reclamo.
• La petición concreta.
• Los documentos que se quieran hacer valer.
• Acreditación de la representación, cuando corresponda.

Si el reclamo está incompleto, Faroo requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará a la persona o área correspondiente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, cuando sea aplicable.

Faroo atenderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recepción. Si no es posible, informará el motivo y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Sección 21Solicitudes de supresión y revocatoria

La solicitud de supresión o revocatoria deberá indicar si se refiere a una finalidad específica o a todas las finalidades autorizadas.

Faroo podrá negar total o parcialmente la solicitud cuando:

• Exista un deber legal o contractual de conservar los datos.
• La información sea necesaria para cumplir obligaciones o ejercer derechos.
• Su eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas.
• Sea necesaria para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular o de terceros.
• Exista otra excepción prevista en la ley.

La suspensión de comunicaciones comerciales no afectará el tratamiento necesario para cumplir relaciones u obligaciones vigentes.

Sección 22Deberes de Faroo

Faroo, como responsable, deberá:

• Garantizar el ejercicio efectivo del habeas data.
• Solicitar y conservar las autorizaciones cuando sean necesarias.
• Informar las finalidades y derechos del titular.
• Mantener la información segura, actualizada y con acceso restringido.
• Rectificar o actualizar los datos cuando corresponda.
• Exigir a sus encargados condiciones adecuadas de privacidad y seguridad.
• Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.
• Informar a la autoridad competente los incidentes que deban reportarse.
• Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Conservar evidencia razonable de sus medidas de cumplimiento.

Sección 23Registro Nacional de Bases de Datos

Faroo registrará y actualizará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando esté obligada a hacerlo conforme a los criterios legales y reglamentarios aplicables.

Sección 24Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio y permanecerá vigente mientras Faroo realice tratamiento de datos personales.

Faroo podrá actualizarla por cambios legales, tecnológicos, operativos o en sus actividades. La versión vigente estará disponible en www.faroolegal.com.

Los cambios sustanciales, especialmente los relacionados con nuevas finalidades, la identificación del responsable o modificaciones relevantes en los derechos de los titulares, serán comunicados por un medio razonable antes de su aplicación y se solicitará una nueva autorización cuando sea legalmente necesario.